Gestión digital de las visitas: sin contacto, rastreable y profesional

Preparación de citas específicas, procesos acelerados y una acogida amable con una gestión moderna de los visitantes

Tanto si se planifica con antelación como si se programa con poca antelación: Las visitas forman parte de la rutina diaria de la mayoría de las empresas, desde los clientes hasta los proveedores y otros prestadores de servicios. Los huéspedes suelen registrarse en el mostrador de recepción en papel, tras lo cual el recepcionista proporciona pases de visitante y proporciona información sobre instrucciones de seguridad y similares.

En una época en la que, de todos modos, es deseable un enfoque mayoritariamente sin contacto, la gestión digital de visitantes con el software prime Visit de primion ofrece una herramienta tan eficiente como modular para automatizar los procesos de recepción y, de este modo, hacer que las visitas a la empresa sean profesionales, ahorren tiempo y sigan siendo cálidas. Gracias a prime Visit, el registro de entrada y salida se acelera considerablemente y se centraliza en una sola plataforma, incluyendo las autorizaciones de acceso individuales al edificio para cada visitante, si es necesario.

Disolver los procesos analógicos con la gestión digital de los visitantes

La clásica lista de visitantes no sólo requiere mucho tiempo, sino que también es propensa a cometer errores. Al fin y al cabo, la información registrada tiene que ser transferida manualmente al sistema por el personal, un proceso que se evita con la gestión digital de visitantes con prime Visit. Los datos se registran en línea y las insignias de los visitantes se crean digitalmente: La gestión moderna de los visitantes mediante programas informáticos contribuye de manera significativa a optimizar la gestión de los visitantes en la empresa. Se puede controlar el acceso de forma rápida, segura y fiable, se puede tener en todo momento una visión general de quién está en la empresa y durante cuánto tiempo, y las citas se pueden organizar digitalmente por adelantado de forma sencilla para ambas partes.

Tras concertar una cita, el visitante recibe un correo electrónico, introduce sus datos y se le envía un código QR. El visitante escanea este código en el terminal del quiosco o lo hace leer en la recepción. El pase, incluyendo todas las autorizaciones, se imprime automáticamente. Con prime Visit, los huéspedes son recibidos individualmente a través de la pantalla y se les proporciona información detallada sobre las normas de protección de riesgos o el lugar. Para cada visitante, el software crea un registro de datos conforme al RGPD en el que se puede almacenar más información para preparar la cita. En cuanto el visitante se ha registrado, el anfitrión recibe un correo electrónico informativo sobre su llegada para que pueda recibirlo o reunirse con él en la sala de reuniones asignada.

También se puede recibir a los grupos de visitantes ahorrando tiempo gracias a la visita preferente y al registro de grupos. Por ejemplo, se puede escanear un documento con todos los nombres de los visitantes y añadirlo al registro de la persona responsable de la visita. Las visitas espontáneas se organizan con la misma facilidad. Con unos pocos clics, los datos del visitante se registran digitalmente directamente en la recepción y se crea la tarjeta de acceso. Por cierto, los visitantes recurrentes, como ciertos proveedores de servicios o suministradores, no tienen que volver a introducir sus datos: Con la gestión digital de los visitantes, éstos se gestionan incluyendo las notas individuales de control de acceso al edificio o al recinto y pueden ser recuperadas en consecuencia por el personal de la recepción.

Procesos fluidos, recepción sin contacto y documentación segura gracias a la gestión digital de visitantes

El software primion ofrece una solución modular para implementar la gestión digital de visitantes en la empresa de acuerdo con los últimos estándares tecnológicos, para la recepción segura de huéspedes sin contacto y para automatizar los procesos de gestión de visitantes. Se pueden crear listas de visitantes con sólo pulsar un botón; todos los datos se almacenan y analizan de acuerdo con la Ley de Protección de Datos europea (RGPD). prime Visit tiene un diseño fácil de usar, puede integrarse en el CI corporativo existente y puede vincularse como un módulo independiente con control de acceso, por ejemplo.

Una programación sin complicaciones, una visión global de las visitas pasadas, actuales y futuras, así como un gran ahorro de tiempo y más seguridad para ambas partes: La gestión digital de los visitantes evita las colas en la recepción: ¡una clara señal de agradecimiento para cada visitante!